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Terminología notarial
Instrumento público notarial
Es un documento autorizado por el notario que da fe de un acto, contrato, hecho o certificación.
Enfoque LA/FT: El instrumento debe permitir reconstruir la operación. En LA/FT es clave conservar sustento, identificar comparecientes y evitar espacios, omisiones o ambigüeda...
Terminología notarial
Instrumento público protocolar
Es el documento notarial que queda dentro del protocolo de la notaría y se conserva como matriz.
Enfoque LA/FT: La matriz protocolar es evidencia central para auditoría. Debe guardar coherencia con expediente, anexos, declaraciones de origen de fondos, medios de pago y de...
Terminología notarial
Kardex notarial
Es el número o expediente interno con el que la notaría controla una operación desde que ingresa hasta que se firma e inscribe o archiva.
Enfoque LA/FT: El kardex debe conectar operación, documentos, RO, debida diligencia, señales de alerta y sustento. Es la unidad práctica para auditar si se cumplió el SPLAFT.
Debida diligencia reforzada
Kardex reforzado
Expediente notarial sometido a debida diligencia reforzada por riesgo alto, condición PEP, señales de alerta, complejidad u otro criterio de riesgo.
Enfoque LA/FT: Requiere evidencias, revisión y decisión documentada.
Terminología notarial
Medio de pago
Es la forma concreta en que se pagó: transferencia, cheque, depósito, efectivo, etc.
Enfoque LA/FT: El medio de pago permite probar trazabilidad. Validar que el pagador, beneficiario, monto, moneda y fecha coincidan con la escritura y que el medio usado sea co...
Medios de pago
Medios de pago
Instrumentos utilizados para acreditar el pago en operaciones sujetas a control, como transferencias, cheques, depósitos u otros permitidos.
Enfoque LA/FT: Medios no acreditados o fraccionados pueden generar observación o alerta.
Terminología notarial
Minuta notarial
Es el borrador jurídico del acto que luego puede convertirse en escritura pública.
Enfoque LA/FT: La minuta permite detectar inconsistencias tempranas. Comparar con documentos, anexos, medios de pago y declaraciones del cliente antes de generar escritura o r...
Terminología LA/FT
Operación inusual
Es una operación que llama la atención porque no parece normal para ese cliente o para la forma usual del acto.
Enfoque LA/FT: La operación inusual exige análisis y documentación. No necesariamente se reporta como sospechosa, pero debe evaluarse, solicitar sustento, registrar explicació...
Terminología notarial
Protocolo notarial
Es el archivo formal y ordenado donde la notaría conserva las escrituras matrices y otros instrumentos protocolares.
Enfoque LA/FT: El protocolo permite trazabilidad documental. Debe relacionarse con kardex, expediente, anexos, debida diligencia, RO y evidencias de sustento de la operación.
Registro operativo
Registro de Operaciones
Registro obligatorio de operaciones realizadas por el sujeto obligado, con datos de intervinientes, acto, monto, moneda, medio de pago y demás información exigida.
Enfoque LA/FT: Errores u omisiones pueden afectar la trazabilidad y la atención de requerimientos UIF/SBS.